IT Richtlinien: Tipps zum sicheren Umgang mit Ihren digitalen Systemen

65 Prozent der deutschen IT Unternehmen aus dem Mittelstand sehen die IT-Sicherheit als den Faktor, der die Branche derzeit am stärksten verändert. Neben technischen Komponenten nutzen Angreifer vor allem ungeschulte Mitarbeiter als Einfallstor in Ihr Unternehmen. 

Folglich stellt sich die Frage, ob Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Cyberbedrohungen ausreichend geschult sind und wie Sie die Awareness in Ihrem Unternehmen erhöhen können. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch die Erstellung von IT Richtlinien Ihre Mitarbeiter sensibilisieren und viele Cyberbedrohungen bereits im Keim ersticken können. 

Wir geben Ihnen Tipps zur Erstellung von Richtlinien und gehen darauf ein, welche Fehler Sie vermeiden sollten, damit Ihre IT Richtlinie zur Sicherheit in Ihrem Unternehmen beiträgt und keine Verwirrung stiftet.

Was ist eine Richtlinie in der IT?

Eine IT Richtlinie dient den Mitarbeitern als Orientierungshilfe für den sicheren Umgang mit der IT des Unternehmens. Dazu gehören Passwörter, E-Mails als auch die korrekte Nutzung der Hardware. Praxisnahe und verständliche IT Richtlinien können Sie wirksam vor Cyberbedrohungen schützen und Sie bei der Erfüllung branchenspezifischer Anforderungen unterstützen. 

Weshalb sind IT Richtlinien für Mitarbeiter wichtig? 

Innerhalb Ihrer Belegschaft gibt es große Unterschiede im Hinblick auf die IT Fachkenntnisse. IT Richtlinien für Ihre Mitarbeiter unterstützen Menschen mit begrenzter Erfahrung im IT Bereich dabei, sicher mit Ihren Systemen umzugehen, Bedrohungen rechtzeitig zu erkennen und auf diese Weise zu entschärfen. 

Darüber hinaus entstehen auch die meisten Datenpannen durch Unaufmerksamkeit und Unwissen Ihrer Mitarbeiter. IT Richtlinien unterstützen Sie somit ebenfalls dabei, den Anforderungen der DSGVO nachzukommen und Datenlecks zu vermeiden. Zudem sind Sie ein wichtiger Bestandteil des IT Risiko Managements, durch das Sie Ihr Unternehmen auf verschiedene IT-Bedrohungen vorbereiten.  

Mithilfe von IT Richtlinien Mitarbeiter informieren & angemessen schulen

Damit Ihre IT Richtlinien Ihren Mitarbeitern im Alltag helfen, müssen sie vollständig formuliert sein und alle Bereiche der täglichen Arbeit umfassen. Wenn wir IT Richtlinien für unsere Kunden ausarbeiten, decken wir stets folgende Bereiche ab: 

1. Allgemeine Hinweise zum Umgang mit IT
2. Kommunikation (intern & extern)
3. Erstellung von & Umgang mit Passwörtern
4. Arbeiten im Homeoffice
5. Vorgehen im Ernstfall

Worauf sollten Sie & Ihre Mitarbeiter beim Umgang mit IT achten?

Damit Ihre Mitarbeiter sicher mit Ihren Systemen arbeiten können, sollten Sie zunächst einige allgemeine Richtlinien für den Umgang mit Ihrer IT formulieren. Diese dienen als erste Orientierungshilfe für Ihre Mitarbeiter und beinhalten allgemeine Verhaltensregeln für den Umgang mit Ihrer IT.  

Hierzu gehören unter anderem Regeln für folgende Aspekte:

1. Nutzung externer Hardware wie USB-Sticks
2. Installation von eigener Software
3. Speicherung sensibler Daten
4. Aktivierung des Sperrbildschirms bei Abwesenheit

Was ist bei der Kommunikation innerhalb & außerhalb des Unternehmens wichtig? 

Cyberkriminelle nutzen häufig digitale Kommunikationskanäle, um über Phishing oder Mails mit Schadsoftware Zugang zu Ihren Systemen zu erlangen. Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie Vorschriften für die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens formulieren

Diese Vorschriften sollten folgende Bereiche umfassen: 

1. Plausibilitätsprüfung bei externen & internen E-Mails 
2. Download von Dateien
3. Versand von vertraulichen Daten wie Passwörtern oder Dokumenten
4. Richtiges Verhalten bei einem Cybervorfall 

Welche Rolle spielen Passwörter im Rahmen der IT Richtlinien? 

Unsichere Kennwörter ermöglichen Cyberkriminellen einen leichten Zugriff auf Ihre IT. Sie sollten daher Ihre Mitarbeiter mit Vorgaben für die Erstellung und den Umgang mit sicheren Kennwörtern ausstatten. 

Wir empfehlen Ihnen, in den IT Richtlinien folgende Regeln für Kennwörter festzulegen: 

1. Passwörter dürfen nur einmalig verwendet werden
2. Soweit möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen
3. Niemals Ihre Passwörter herausgeben (auch nicht an Vorgesetzte oder das IT-Fachpersonal)
4. Kennwortlänge von mindestens 12 Stellen inkl. Sonderzeichen, Ziffern, Groß- & Kleinschreibung 

Wie können Sie im Homeoffice für Cybersicherheit sorgen? 

Die Verwendung Ihrer IT im Homeoffice bietet neue Angriffspunkte für Cyberkriminelle. Die Vorgabe von IT Richtlinien für das Homeoffice unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen zu schützen, wenn Ihre Mitarbeiter von externen Geräten aus arbeiten. 

Ihre IT Richtlinien für das Homeoffice sollten folgende Punkte umfassen: 

1. Verwendung einer VPN-Verbindung bei der Nutzung Ihrer Systeme
2. Trennung von privat und beruflich genutzter Hard- & Software
3. Schutz des Arbeitscomputers vor versehentlichem Fremdzugriff durch die Familie (Fehlbedienung)
4. Lagerung von vertraulichen Daten & Berichten

Wie sollten Ihre Mitarbeiter bei einem Cyberangriff vorgehen? 

Im Fall der Fälle können Sie den wirtschaftlichen Schaden Ihres Unternehmens entscheidend eindämmen, wenn Sie schnell auf eine Bedrohung oder einen bereits erfolgten Angriff reagieren. IT Richtlinien unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter dabei, sich bei einem Angriff zeitnah zurechtzufinden und geeignete Maßnahmen in die Wege zu leiten. 

Ihre Mitarbeiter müssen Folgendes wissen: 

1. Wie sollen sie vorgehen, wenn sie verdächtiges Verhalten beobachten oder wissen, dass ein System kompromittiert wurde? 
2. In welchem Umfang müssen die Auffälligkeiten dokumentiert werden? 
3. Wie sollten die Mitarbeiter mit Passwörtern und Accounts verfahren, die gehackt wurden? 
4. Welche nächsten Schritte müssen in die Wege geleitet werden? 

Optimalerweise führen Sie bereits präventiv eine IT-Notfallplanung durch, bei der unsere Experten gemeinsam mit Ihnen Notfallpläne für den Ernstfall ausarbeiten. Auf diese Weise wissen Sie stets, wie Sie und Ihre Mitarbeiter bei einem Angriff vorgehen müssen. 

Welche Fehler sollten Sie bei der Formulierung von IT Richtlinien vermeiden? 

Als Dienstleister im Bereich der Cybersicherheit stellen wir immer wieder fest, dass viele Unternehmen bei der Erstellung von IT Richtlinien bestimmte Fehler begehen, die deren Wirksamkeit massiv beeinträchtigen können.

Damit IT Richtlinien ihre Wirkung entfalten und zum Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter beitragen, sollten Sie auf Folgendes achten: 

1. Die IT Richtlinien sind zu kompliziert: Wenn Ihre IT Abteilung die Richtlinien erstellt, können diese schnell zu komplex werden. Nicht jeder Ihrer Mitarbeiter ist ein Experte im IT Bereich. Achten Sie deshalb darauf, die Vorgaben klar und einfach zu formulieren und vermeiden Sie Fachbegriffe. 
2. Die IT Richtlinien sind nicht umsetzbar: Achten Sie darauf, dass Ihre IT Richtlinien umsetzbar sind, ohne dass Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter zu sehr erschweren. Ein genereller Verzicht auf Homeoffice oder die tägliche Aktualisierung der Passwörter aus Sicherheitsgründen sind gute Beispiele für kaum umsetzbare Maßnahmen.
3. Die IT Richtlinien sind unübersichtlich: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets den Überblick über die Richtlinien behalten. Sortieren Sie sie beispielsweise nach Bereichen (Homeoffice, Passwörter etc.). Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter bei Bedarf die Richtlinien nachlesen und verschwenden keine Arbeitszeit auf der Suche nach der passenden Richtlinie. 
4. Die IT Richtlinien sind nicht aktuell: Falls Sie in Ihrem Unternehmen eine neue Softwarelösung verwenden oder Sie beispielsweise bei einem Penetrationstest Sicherheitslücken in Ihrer IT entdeckt haben, sollten Sie die Richtlinien aktualisieren. Nur so können Sie der veränderten Bedrohungslage gerecht werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung von einfach formulierten, umfassenden und klaren IT Richtlinien und zeigen Ihnen, welche Fehler Sie vermeiden sollten. Vereinbaren Sie am besten direkt ein kostenloses Erstgespräch mit unseren Experten, bei dem wir gemeinsam einen Blick auf Ihre IT und Ihre Cybersecurity werfen.  

Können Sie IT Richtlinien für Mitarbeiter aus Mustern verwenden?

Im Internet finden Sie verschiedene IT Richtlinien für Ihre Mitarbeiter als Muster und viele Unternehmen entscheiden sich für diese kostenlose Variante. Unserer Erfahrung nach ist dies aber keine gute Idee. 

Die IT Richtlinien für Unternehmen sind immerhin allgemeine Muster und nicht auf Ihre IT und Ihre Mitarbeiter zugeschnitten. Dies führt dazu, dass Sie vielleicht in einigen Bereichen die Sicherheit Ihres Unternehmens erhöhen, dafür aber andere Sicherheitslücken bestehen bleiben und Sie sich in falscher Sicherheit wiegen. 

Richten Sie Ihre IT Richtlinien z.B. an überholten Vorlagen aus, können entscheidende Punkte oder Maßnahmen gegen die neuesten Maschen Cyberkrimineller fehlen. Diese können Ihre Mitarbeiter dann trotz bestehender Regeln als Einfallstor in Ihre Systeme nutzen. 

Nur durch die Erstellung individualisierter IT-Richtlinien können Sie Ihre Mitarbeiter umfassend im richtigen Umgang mit Cyberbedrohungen schulen und Ihr Unternehmen umfassend schützen.

Erstellen Sie gemeinsam mit syret professionelle IT Richtlinien & vermeiden Sie Cyberangriffe

IT Richtlinien dienen Ihren Mitarbeitern als roter Faden für den Umgang mit Ihrer IT und unterstützen sie dabei, die Cybersicherheit in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. 

Damit dies gelingt, sollten Sie die Richtlinien einfach, übersichtlich und umsetzbar gestalten, sowie regelmäßig aktualisieren. Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei diesem Vorhaben und formulieren gemeinsam mit Ihnen individualisierte und passgenaue IT Richtlinien. 

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Erstgespräch und lassen Sie uns gemeinsam die IT Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter erhöhen.